Komplexe Arbeitsabläufe einfach verwalten

Seit nun mehr als 15 Jahren sind wir, als ehemalige IT-Abteilung der Stadtwerke Neuwied GmbH und heute als eigenständiger IT-Dienstleister Confer IT GmbH, Kunde der S&L ControlSeries und dies mit stetiger Zufriedenheit.

Stetige Entwicklung
Zu Beginn wurde die ControlSeries nur als internes Ticketsystem genutzt. Diese wurde mit der Zeit auf persönliche Ansprüche angepasst. Mittlerweile bilden wir dort auch viele individuell eingerichtete Workflows ab.

In Arbeit ist gerade ein Beschaffungsworkflow, der von Bestellung über Aufnahme in der Anlagenbuchhaltung bis hin zum Veranlassen von Anlagenabgängen reicht. Somit können wir Vorgänge beschleunigen und Ressourcen sparen.

Wir pflegen unser Inventar wie bspw. PC´s, Monitore, Notebooks, etc. im Asset-Modul. Auch dabei konnte für uns eine Schnittstelle zu unserem RX-Inventory System erstellt werden, über welche die Geräte automatisiert aufgenommen und den Benutzern zugeordnet werden. Geräte für den Verleih, können unsere Kunden über einen Workflow anfragen und ausleihen, gebuchte Geräte werden in Exchange-Kalendern eingebunden und Benachrichtigen zur Verteilung, Abholung und Rückgabe automatisiert versendet.

Externe Anbindungen
Auch unsere Kunden, meist regionale Stadtwerke, haben wir in unserem Ticketsystem aufnehmen können, sodass einzelne Abteilungen ihren eigenen Bereich haben, um ebenfalls Tickets abarbeiten zu können.

Das Ticketsystem stellt für die Confer IT außerdem auch eine Art Dokumentation für bspw. die Vergabe von Berechtigungen und Beschaffungen dar und ist zu einem FAQ für unsere Sacharbeiter*innen geworden. Bei Anfragen von Prüfern oder Kunden können einfache Auswertungen erzeugt werden. Bei bereits früher einmal aufgetretenen Problemen der Kunden kann nach Schlagwörtern gesucht werden und es können so Probleme, auf Grund von bereits dokumentierten Lösungsansätzen, schneller gelöst werden.

Auch die interne Stundenverteilung wird seit Kurzem über die ControlSeries abgebildet. So kann am Ende des Monats mit wenig Aufwand ein Bericht erstellt werden, der die zugehörigen Auftragsnummern inkl. der verrauchten Zeit auflistet.

Stets bestens versorgt
Die gute Zusammenarbeit zwischen Confer IT und S&L ControlSeries zeichnet sich durch guten Support und schnelle Reaktionszeiten bei Anfragen oder Problemen aus.

Thorsten Wittich
Geschäftsführung Confer IT

Mit etwa 1.300 Beschäftigten ist der Kreis Bergstraße einer der größten Arbeitgeber im Wirtschaftsraum Rhein-Main-Neckar. Zum Kreis gehören auch 74 kreiseigene Schulen, welche der Eigenbetrieb Schule und Gebäudewirtschaft betreut.
Der Kreis Bergstraße nutzt die ControlSeries seit 2008 und hat vor kurzem auf die Version 5 migriert. Durch die ständige Weiterentwicklung des Produktes wird die ControlSeries bei uns in immer mehr Bereichen eingesetzt.

Das Ziel
Zum Zeitpunkt der Einführung sollte die ControlSeries als interner IT-Helpdesk sowie dem IT-Support der Schulen im Landkreis eingesetzt werden. Mit Hilfe des Workflow-Moduls konnten jedoch schnell weitere abteilungsübergreifende Prozesse, wie neues Personal, Personalumsetzung oder auch Beschaffung von Büromobiliar digitalisiert und strukturiert werden.

ControlSieres unter besonderen Anforderungen
Auch zu Zeiten von Corona hatte S&L eine Lösung parat: Wir standen vor dem Problem, dass Räume nur noch mit einer bestimmten Anzahl an Mitarbeitern besetzt werden durften. S&L hatte natürlich das gleiche Problem und entwickelte eine Raumbuchung für Büroräume, welche dann auch bei uns eingesetzt werden konnte.

Einfache Update-Möglichkeiten
Vor kurzem wurde die ControlSeries bei uns im Rahmen der Umstellung auf die Version 5 kernsaniert. Alte, gewachsene Anpassungen und Konfigurationen wurden in Frage gestellt, optimiert oder konnten gar durch neue Lösungsmöglichkeiten in der ControlSeries 5 abgelöst werden.
Die Version 5 ist weiterer Fortschritt in der Entwicklung der ControlSeries, da Sie uns viele neue Möglichkeiten gerade auch im Hinblick auf Organisation, der Anwenderoberfläche und deren Administration bietet.

Markus Hörner
Moderne Verwaltung, E-Government und IT

Die Verbandsgemeindeverwaltung Vordereifel besteht aktuell aus ca. 70 Mitarbeitern und nutzt die ControlSeries 5 seit Beginn des Jahres 2020.

Das Ziel
Ende 2019 wandte sich die Verbandsgemeindeverwaltung gemeinsam mit verschiedenen anderen lokalen Vebandsgemeinde- und Stadtverwaltungen an S&L, um dem Digitalisierungsauftrag des Bundes umzusetzen und interne Abläufe sowie Bürger-Prozesse zu digitalisieren.

Aufgrund einer schon mehrjährigen erfolgreichen Zusammenarbeit bei vorherigen Arbeitgebern, kannten die IT-Mitarbeiter die ControlSeries bereits und wusste, dass wir darin unsere Prozesse optimal abbilden können und auch S&L das nötige Know-How für die Optimierung der Prozesse mitbringt.

Der Einsatzzweck
Aktuell nutzen wir die ControlSeries zur Bearbeitung von Onlineformularen, welche aus dem rlpdirekt-Portal an uns übermittelt werden. Formulare wie die An- und Abmeldung von Hundesteuer, Anträge auf Lernmittelfreiheit und viele weitere Formulare werden heute direkt in der ControlSeries bearbeitet und dokumentiert.

Außerdem werden automatisiert die Mails aus dem besonderen Behördenpostfach abgerufen und ebenfalls in das Ticketsystem eingespielt. Weiterhin nutzen wir die ControlSeries auch um interne Prozesse zu strukturieren, digitalisieren und dokumentieren. Die ersten volldigitalen Prozesse sind kurz vor der Veröffentlichung. Auch in Zukunft soll die ControlSeries in weitere Prozesse eingebunden werden.

S&L und die Verbandsgemeinden sind weiterhin im Austausch mit dem rlp-Direkt-Anbieter, um weitere gemeinsame Schnittstellen zu definieren und die Prozesse so weiter zu optimieren.

Die Dernbacher Gruppe fasst in ihrer Holding mehr als 20 Gesellschaften und Beteiligungen zusammen. Die Kernkompetenzen bündeln sich in den Tochtergesellschaften Katharina Kasper ViaSalus GmbH und die Katharina Kasper ViaNobis GmbH. Mit rund 6.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind wir in den Bereichen Medizin, Pflege kranker und hilfsbedürftiger Menschen, Betreuung von Menschen mit psychischer oder geistiger Behinderung sowie Betreuung von Jugendlichen und Kindern tätig. Unsere Häuser in Hessen, Rheinland-Pfalz und Nordrhein-Westfalen.

Das Ziel
Wir, die Abteilung IT, sind für alle digitalen Abläufe der Einrichtungen der Dernbacher Gruppe Katharina Kasper zuständig. Als trägerweiter Dienstleister unterstützen wir die Digitalisierung aller Prozesse und Bereiche durch innovative Lösungen. Unser Ziel ist eine maximale Prozess- und Servicequalität bei gleichzeitig größtmöglicher Performance und Sicherheit. Unser Aufgabenspektrum reicht von der Planung von Systemarchitekturen bis hin zur Anwenderbetreuung und ist darum ebenso komplex wie abwechslungsreich.

Der Einsatz der ControlSieres
Im September 2019 haben wir die ControlSeries als reinen IT-Helpdesk eingeführt. Somit konnten wir Standortübergreifend alle IT-Anfragen bündeln und kontrolliert in den jeweiligen Fachbereichen bearbeiten.
Schnell haben wir die Vorteile des Systems zu nutzen erkannt und erste Unternehmensinterne Prozesse mittels dem ControlSeries Workflow Management integriert. Neben IT-internen Prozessen sind auch weitere Prozesse, wie der Eintritt eines neuen Mitarbeiters, Abteilungsübergreifend integriert.
Nachdem die ControlSeries im Bereich IT vollständig integriert war, haben wir die Nutzung auf weitere Abteilungen, wie bspw. dem Facility Management, erweitert.

Die Zukunft
Für die Zukunft haben wir noch weitere Ausbaumöglichkeiten geplant. Bspw. wird derzeit das Asset System um interne Informationen für externe Dienstleister erweitert. Diese werden später mittels automatisierter Ticketanbindung in den jeweiligen Tickets als Informationen mitgegeben, so dass die Bearbeitung der entsprechenden Tickets einfacher und geordneter erfolgt.

Tobias Lauterborn
Abteilungsleiter IT

Mit derzeit 34 Autohäusern der Marken Volkswagen, VW Nutzfahrzeuge, Audi, Porsche, ŠKODA, SEAT und CUPRA an 14 Standorten in Rheinland-Pfalz, Nordrhein-Westfalen und Hessen sind wir eine der größten Automobil-Handelsgruppen in Deutschland. Seit über einem Jahrzehnt nutzen wir inzwischen schon das Ticket- und Workflowsystem ControlSeries von S&L.

Das Ziel
Unsere Motivation war, wiederkehrende Prozesse in den Betrieben technisch sinnvoll zu begleiten und die Ergebnisse messbar zu machen.
Angefangen haben wir mit der Implementierung des Prozesses „Neuwagenverkauf“. So einfach es sich anhört, sind hier doch viele ineinandergreifende Schritte abzuarbeiten, ohne Wartezeiten für unsere Kunden entstehen zu lassen.

Straffe Abläufe sind nicht nur betriebswirtschaftlich sinnvoll, sondern garantieren auch die Zufriedenheit unserer Kunden. Der nächste Schritt lag auf der Hand: Rücknahme von Leasingfahrzeugen.

Auch hier muss ein Zahnrad ins nächste greifen: Terminabstimmung mit Kunden und Gutachter, Abwicklung der Verträge, Abmeldung und nicht zuletzt die Vermarktung des Gebrauchtwagens. Mit stetig steigendem Onlinehandel und einer Vielzahl an Fahrzeugportalen entstand auch hier schnell der Bedarf, die Anfragen automatisiert an die einzelnen Verkaufsteams unserer Standorte zu routen.

Die Vorteile
Alle Online-Anfragen laufen in der ControlSeries zusammen und werden anhand der Fahrzeugnummer dem jeweils passenden Standort weitergeleitet. Hierzu greift die ControlSeries auf unseren Fahrzeugbestand zu und ermittelt die notwendigen Daten.

Durch das integrierte Eskalationsmanagement ist gewährleistet, dass die Anfrage schnellstmöglich bearbeitet wird. Sollte der Zielbetrieb ausgelastet sein, wird die Anfrage in kurzer Zeit an andere Teams weitergeleitet. Nicht zuletzt setzen wir die S&L ControlSeries auch im Bereich unserer Kundenkommunikation ein. Auch hier ist die integrierte Mailschnittstelle ein einfaches aber funktionsreiches Hilfsmittel, den Überblick zu behalten und die Kommunikation zu dokumentieren.

Andreas Müller
Leiter Vertrieb Neuwagen

Seit 4 Generationen und mehr als 120 Jahren bieten wir unseren Kunden begeisternde Fahrzeuge und hervorragende Dienstleistungen rund um das Automobil.
Die Faszination für das Automobil, der Spaß am Handwerk, aber vor allem die Freude daran Kundenwünsche zu erfüllen und qualitativ erstklassige Arbeit zu leisten Das ist die Formel, die uns täglich an unseren 9 Standortorten in Hessen und Thüringen motiviert.

Der Einsatz
Seit bereits 12 Jahren setzen wir auf die S&L-ControlSeries. Zunächst als EDV-Helpdesk eingeführt, wird sie mittlerweile auch als internes Aufgabenverwaltung und Kommunikationstool Unternehmensweit eingesetzt. Über das Marketing hinaus wurde es für die Hausmeisterdienste, das Personalmanagement, Investitionspläne, etc. eingesetzt.

Damals begonnen mit der Version 3 wurde die ControlSeries durchgehend genutzt, so dass nach der CS 4, seit 2020 die aktuelle Version CS 5 eingesetzt wird.

Dies mittlerweile an allen Standorten der SCHADE GmbH inkl. der beiden Mandanten.

Automatisierung
Angebunden an Postfächer unseres Mailservers, werden über 60% der Tickets automatisiert via E-Mail erstellt und anschließend in der ControlSeries weiterbearbeitet und zu den gewünschten Teams geroutet. Die Anzahl der Tickets hat sich dadurch in den letzten Jahren noch einmal deutlich erhöht.

Neben der Software an sich zählen für uns auch der persönliche Kontakt sowie die gute Erreichbarkeit bei Fragen oder Problemen. Auch in anderen Themen, wie zum Beispiel im Bereich Sharepoint arbeiten wir seit längerer Zeit mit der S&L Firmengruppe zusammen.

Heiko Mönch
IT-Leiter

Seit mehr als 15 Jahren setzt die Bitburger Braugruppe auf die S&L ControlSeries.

Ursprünglich als reiner IT-Helpdesk eingeführt, hat sich das System in vielen Unternehmensteilen etabliert und bildet weit über einhundert verschiedene Prozesse ab.

Im Jahr 2017 wurde die ControlSeries dann auch für den Bereich Verbraucherservice als eigenständige Instanz integriert. In 6 zuständigen Teams nutzen die Bearbeiterinnen und Bearbeiter der jeweiligen Standorte der Bitburger Braugruppe die ControlSeries zur Kommunikation mit den Endverbrauchern. Alle Verbraucheranfragen, die via Telefon, E-Mail, Onlineformular und anderen Kanälen an uns herangetragen werden, werden im System erfasst und einheitlich kategorisiert.

Neben den täglichen Verbraucheranfragen werden auch gemeldete Reklamationen im System dokumentiert, nach den einzelnen Marken, Produkten und Gebinden kategorisiert und zur Bearbeitung an einen bereits im Unternehmen vorhandenen SAP-Prozess übergeben.

In Kombination mit der Kategorisierung und der automatisierten Formularermittlung werden die Anfragen themengerecht zugeordnet und bearbeitet. Mit ControlSeries konnten wir unsere Antwortzeit so erheblich reduzieren. Das System ermöglicht uns zudem die datenschutzkonforme Dokumentation aller Anfragen und der damit verbundenen unternehmensinternen wie externen Kommunikation. Darüber hinaus können wir die eingegangenen Anfragen gezielt auswerten und Trends oder Häufungen frühzeitig erkennen.

Christina Schommer
Leiterin Kommunikation Endverbraucher

Die ControlSeries ist bei uns bereits seit der Version 3 im Einsatz. Neben dem klassischen IT Helpdesk nutzen wir die ControlSeries zur Abbildung unserer Prozesse in Form von Workflows. Durch die gute Anbindung an das Active Directory werden alle relevanten Daten eines Mitarbeitenden direkt im Ticket angezeigt. Dies vereinfacht uns, als interner IT-Dienstleister, die Organisation und Planung von Vor-Ort-Einsätzen an den jeweiligen Standorten.

Seit der Einführung des User Service Portals in der ControlSeries 4 können unsere Anwendenden noch einfacher und zielgerichteter Störungen melden oder Unterstützung anfordern. Das granulare Berechtigungssystem erlaubt es uns, Key-User in die Serviceprozesse zu integrieren. Diese Key-User unterstützen ihre Kolleginnen und Kollegen fortan bei Fragen zu Fachanwendungen.

Durch das Update auf die ControlSeries 5, in Kombination mit der Nutzung der Lösungsdatenbank, können wir die Servicequalität gegenüber unseren Anwendenden weiter steigern. Durch die einfache Abbildung von Formularen und darauf aufbauenden Workflows werden wir die Digitalisierung unserer Prozesse weiter vorantreiben.

Bei Fragen oder Problemen unterstützen uns die Mitarbeitenden der S&L BusinessSolutions GmbH ebenso zeitnah und kompetent wie bei der Digitalisierung unserer Prozesse.